完善制度 保障地質資料的借閱與高效利用
2020年11月04日 9:31 4399次瀏覽 來源： 中國礦業報 分類： 地質礦業 作者： 謝艷玲
提要：
本文從地質資料催還工作的目的和意義出發，通過對地質資料提供利用現狀的分析，找出地質資料超期未還的原因，并在實際工作中探討了催還的有效途徑和方法，提出進一步完善借閱制度的建議。
地質資料的提供利用是地質資料服務工作的基本環節，地質資料的完整保存是提供利用的基礎，但手工借閱過程中存在到期不及時歸還地質資料的現象，如何使借出的地質資料及時歸還是擺在地質資料管理人員面前的一個課題。
1.地質資料催還工作的目的和意義
1.1 有利于對地質資料的保護
對地質資料的管理，首先就是需要對館藏地質資料的數量、狀態、動態方位等有全面的了解，做到心中有數。如果借出的地質資料不能按時歸還，就會造成資料管理人員對這件資料的狀態是否完好，有沒有丟失的可能等信息無法及時掌握，如果資料出現什么狀況，也就無法迅速采取措施，借出的地質資料也就失去了應有的保護。通過催還工作，使用戶盡可能用完即還，或者在約定的時間內歸還或續借將直接有效地為地質資料提供保護措施。
1.2 有利于館藏信息資源價值的最大限度發揮
地質資料具有使用的經常性、重復性、廣泛性。如果一份資料長期被一位技術人員占用，在資源有限的前提下，其他人就無法使用該信息，造成大量的資源浪費。催還工作可以減少類似的資源浪費，提高資源利用效率。在有序流動的情況下，才能體現和發揮它的最大價值。
1.3 有利于地質資料館藏信息數字化進程
隨著信息技術的快速發展，地質資料管理信息系統的廣泛應用，地質資料的館藏信息數字化正在加快進行。但是，館藏信息數字化的前提必須是資料的實體在庫，如果遇到資料被借閱人員長期占用或者因為沒有及時有效地催還而使資料遭到破損甚至丟失，那么就會造成無法彌補的損失，同時直接影響到館藏機構的數字化進程。如果能夠及時有效催還，就可以避免這類事情的發生。
1.4 有利于收集反饋信息
用戶的信息反饋是地質資料編研工作的基礎，開展催還工作的同時就可以收集到大量的反饋信息，并從催還的地質資料反饋信息中可以集中反映出技術人員的主要需求，幫助我們更好地了解所提供的資料的利用效果，從而適當調整館藏結構，有目的地收集他們所需要的信息，使館藏能適應技術人員的需求。
1.5 有利于增強用戶對借閱制度的履行意識
每一次催還工作都是對特定人或群體進行的一次借閱制度的說明和宣講，既有利于我們宣講制度，也有利于用戶增強履行制度的意識，使借閱流通環節可以良性循環。
2.地質資料提供利用現狀和存在問題
地質資料的應用貫穿科研生產工作的始終，管理好、利用好這些寶貴財富才能為地質工作發展提供翔實的基礎信息。
盡管我們每年都對借出的地質資料進行催還工作，但因種種原因每年仍有部分地質資料未能及時歸還，對地質資料管理和后續服務利用造成了不利影響。
3.造成地質資料超期未還的原因
3.1 地質資料管理工作不受重視
地質資料既是各項科研和生產工作的過程、認識和成果的真實記錄，也是后續各項科研和生產工作科學、有序開展的重要依據。每項科研、生產活動的結束應該以驗收后整改并規范歸檔全套正規的地質資料為終點。由于是對各項科研和生產工作的過程、認識和成果的真實記錄進行的管理和利用，可以說地質資料管理工作十分重要。
而現實情況是部分技術人員認為地質資料管理工作本身只是一個附屬，從思想認識上對地質資料的管理工作有所忽視。對地質資料管理工作定位較低，無形中令科技人員不重視資料管理工作的重要性，使相關事務不好協調，有時還會引起資料管理人員與科技人員之間的矛盾。
3.2 地質資料管理人員本身未嚴格履行借閱制度
地質資料管理人員本身沒有嚴格履行借閱流程，對借閱者個人信息沒有嚴格把控，導致催還時無法直接聯系借閱者本人。造成以上問題的主要原因是還沒有強化催還意識，即使按規定發送催還通知，但仍只是一味地坐等借閱人上門歸還資料，對于催還期限上限已到卻還沒有歸還的資料也沒有及時采取相應的辦法，造成很多資料超期未還。
3.3 各項制度缺乏相應的處罰規定
在地質資料提供利用過程中，會出現資料屢催不還、受損、丟失等情況，檔案借閱制度規定可以視情況進行相應的處罰，但是在細節上沒有詳細說明，因此在具體操作中沒有可借鑒的依據，最終處罰無法實現。
3.4 資料使用者不遵守借閱制度
由于技術人員對資料管理工作本身重要性沒有足夠認識，所以對資料借閱制度相關規定視若無睹，本應到期歸還的資料并不著急歸還，而是為了方便下次使用一直在自己手中拿著，時間長了有的人便忘記了，有的人甚至隨意轉借他人。
4.催還工作的主要方法和成果
4.1 催還工作的主要步驟和方法
鑒于未及時歸還資料為歷年積累，我們采用以下步驟和方法：
(1)整理建賬。將歷年所有電子賬目與紙質賬本ー一對照，提取未及時歸還資料的借閱人和借閱信息，并按不同人員分為3類(本單位人員、本單位調出人員和外單位人員)進行建表。
(2)內部核對。深入庫房，對提取的信息進行入庫逐一核實，這既是對用戶負責，也是對我們過往工作的檢驗。
(3)通知用戶。對超期資料進行明細匯總，對應到個人后再逐一與資料借閱人進行交流、核實，形成專人的催還記錄并請用戶簽字確認，為采取后續手段打基礎做準備。
(4)對于外單位的借閱人，通過電話溝通向借閱人進行確認和告知，并發催還函到其單位。
4.2 催還工作的主要成果
通過上述工作，切實落實了每件資料的去向及歸還責任人。與借閱各方加強聯系，最終使每件資料均得以落實。截至目前，湖南省地質院418隊共催還地質資料2851件，辦理續借手續165件。
5.完善借閱制度的建議
促進借出的地質資料及時歸還可在多方面下工夫，如：加強規章制度宣傳，增加催還的及時性和次數，書面發出催還通知，利用地質資料管理信息系統進行催還消息提醒、開通網上續借功能等。一般情況下，多數人接到提醒后會按時歸還，但是僅僅靠自覺是不夠的，還應該進一步完善借閱制度來保證地質資料的及時歸還和充分利用。
5.1 部門互動，協調催還
在有些情況下，常規的催還方式不能奏效，尤其是外單位借閱人員遲遲不肯歸還資料，幾番催還無效就需要通過單位部門之間發函等方式進行溝通，通過組織干預達到催還目的。如果還無效，可以終止該借閱人甚至該借閱人所在整個單位的借閱資格。
5.2 細化催還相關制度
資料從接收到提供利用是一個完整的流程，其他各進程的制度都相對清晰，利用環節中催還工作并沒有相關的細制度。在這方面，應該提請有關部門的重視，細化催還流程各項規定。比如，可收取適量的押金，按照借閱期限制定借超期罰款制度，在制度中對超期原因和在借資料狀況進行處罰分類，并給予一定的免罰寬限期。
6.結束語
催還工作是地質資料管理中可以不存在的一個環節，要想使這個環節真正消失，需要完善制度，靠制度來規范地質資料的借閱和歸還行為，這樣才能保證地質資料的正常流轉，更好地服務科研生產。
（作者單位：湖南省418地質隊）
責任編輯：羅娜
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